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Outlook で署名を追加する方法

1月 10, 2024

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in 見通し

現在、ほとんどの専門家は電子メールに署名を含めています。これにより、受信者は通信相手を正確に知ることができます。署名には、個人向けにカスタマイズされたものもあれば、会社の形式に準拠したものもあります。

Outlook に独自の署名を追加する方法を知りたい場合は、ここが正しい場所です。この記事では、知っておくべきことをすべて説明します。

Outlook に署名を追加する手順

メールの末尾に追加する署名を作成する場合、またそれをデフォルトの署名として選択する場合は、比較的簡単なプロセスであることを知っておいてください。 Outlook に署名を追加する方法は次のとおりです。

Outlook アカウントにログインします。
「設定を表示」をクリックします。
「作成して返信」を選択すると、電子メールの署名画面が表示されます。
「新しい署名」をクリックし、名前を付けます。
以下の編集領域に署名を入力します。
「保存」を押します。
[デフォルトの署名の選択] で、新しく作成した署名をクリックし、新しいメッセージと転送されたメッセージに適用します。
もう一度「保存」を押して変更を確定します。

Outlook の署名をカスタマイズする

署名を設定して保存したら、編集ボックスの下部で個人の好みに合わせてカスタマイズできます。署名をカスタマイズして受信者にとってユニークなものにするためのさまざまなオプションがあります。署名を目立たせるために利用可能なオプションを必ず試してください。

このリストにはすべてのオプションが含まれているわけではないため、すべてを自分で試して、好みに合うかどうかを確認してください。どのアイコンが機能を表しているかわからない場合は、アイコンの上にカーソルを置くと、その名前が画面に表示されます。

画像をインラインで挿入

署名に会社のロゴや写真を追加することもできます。このオプションを使用すると、デバイスにダウンロードした画像をスクロールして署名に組み込むことができます。画像を選択して「挿入」をクリックすると、好みに合わせてサイズを変更できます。

フォントとフォントサイズ

[フォント] オプションをクリックすると、ドロップダウンボックスが画面上に表示され、使用可能なすべてのフォントがリストされます。「フォント」オプションの右側には「フォントサイズ」アイコンがあります。この機能ボタンをタップすると、同様のドロップダウンリストが表示され、署名のフォントサイズを選択できます。

太字、斜体、下線

署名の一部または全体を太字、斜体、下線を引くこともできます。これを行うには、変更したいテキストを強調表示し、機能ボタンをクリックするだけで目的の効果が得られ、変更はすぐに表示されます。

逆に、その逆を行ってこれらの効果のいずれかを元に戻したい場合は、テキストを強調表示して目的の機能ボタンをもう一度押します。

ホットキー:

太字: Ctrl + B
斜体: Ctrl + I
下線: Ctrl + U

ハイライトとカラー

署名上の重要な情報を強調表示したい場合は、「強調表示」機能を使用します。テキストをハイライトするには、まず「ハイライト」機能ボタンの右側にある下矢印を押して、使用する色を選択します。次に、ハイライトしたいテキストの上にカーソルをドラッグし、「ハイライト」機能ボタンを押します。

完了すると、選択したテキストの背景は希望の色になり、フォントの色は変わりません。

フォントの色は常に自動的に黒になります。これを変更するには、「フォントの色」機能ボタンの下矢印を押し、希望の色を選択して、署名の入力を開始します。すでに入力を始めている場合は、入力したテキストを強調表示し、もう一度「フォントの色」ボタンを押すと、フォントの色が変わります。

これらの機能を組み合わせて使用すると、ユニークな色の目を引く署名を作成できます。

箇条書きと番号付け

箇条書きのリストを作成したり、短縮情報の番号付きリストを追加するには、対応する機能ボタンを押します。情報がすでに存在する場合は、テキストを強調表示し、必要に応じてキーボードの「Enter」ボタンを押して情報を分割し、箇条書きまたは番号をリストに追加します。

ホットキー:

箇条書き: Ctrl +
番号付け: Ctrl + /

左または右のインデント

これらの機能ボタンを使用すると、テキストが画面上の左余白に近づいたり、左余白から遠ざけたりします。この機能を利用するには、移動したいテキストをハイライト表示し、「右インデント」を押すだけでテキストを右に数スペース移動します。逆に、テキストを左余白に近づけたい場合は、「左インデント」を押します。

引用

この機能は、強調表示されたテキストに引用スタイルの行を追加して、自分自身または他の人からの重要な情報を繰り返すかどうかに関係なく、特定の情報を目立たせます。この機能を実行するには、引用したいテキストを強調表示し、「引用」機能ボタンを押します。

左揃え、右揃え、中央揃え

これら 3 つのオプションは、好みに合わせてすべてのテキストを画面の両側または中央に移動します。これはいくつかの理由で便利ですが、中央または右揃えの方が、デフォルトの左揃えよりも見た目が美しい場合があります。

いずれかの機能ボタンを押すと、何も強調表示する必要がなく、テキストが自動的に配置されます。

ハイパーリンクの追加または削除

テキストを強調表示して「ハイパーリンク」ボタンを押して、署名内にリンクを追加します。ここからは、表示されるボックスに URL を入力または貼り付け、「OK」をクリックするだけでリンクが埋め込まれます。テキストに青色の下線が引かれるので、これが成功したことがわかります。

ホットキー:

ハイパーリンクを追加: Ctrl + K

ハイパーリンクを削除する場合は、青色の下線付きテキストを強調表示し、編集ボックスの右下にある 3 つの点 (…) を押して、[ハイパーリンクの削除] をクリックします。

元に戻すとやり直し

最後の操作を元に戻すには、3 点 (…) を押して「元に戻す」ボタンをクリックします。

元に戻すホットキー: Ctrl + Z

逆に、これが誤って行われた場合は、「元に戻す」キーの右側にある「やり直し」ボタンを押す必要があります。

やり直しホットキー: Ctrl + Y

大文字と小文字を変更する

このボタンを押すと、強調表示されたテキストまたは今後書かれるテキストを特定のケースに変更するためのオプションのドロップダウンリストが表示されます。これには、「小文字」、「大文字」、「各単語を大文字にする」、およびデフォルトの「文の大文字と小文字」が含まれます。

署名のカスタマイズが完了したら、必ず [保存] ボタンを押して変更を保存してください。

Outlook で効果的な署名を作成するためのヒントとベストプラクティス

今後の通信に署名を追加する準備ができたら、完成したものが連絡先の状況や受信者に適していることを確認してください。 Outlook で効果的な署名を作成するためのヒントとベストプラクティスをいくつか紹介します。

署名はシンプルにしましょう

署名は簡潔かつ要点を絞ったものにしてください。関連する画像を 1 つだけ使用し、テキストを追加しすぎないようにします。追加すると、受信者があなたの努力を見逃してしまう可能性があります。

重要な情報のみを含める

ビジネスベースの署名の場合、電子メールのプロフェッショナルな外観を維持するために、情報は主に名前、役職、会社の役職、会社のロゴ、連絡先情報に限定してください。

一貫したブランディングを使用する

会社を代表する場合は、そのアイデンティティとの統一性を保つために、同じフォントと色を使用してください。

自分のビジネスを経営している場合、または個人の電子メールを使用している場合は、代名詞、名前の発音、ソーシャルメディアへのリンク、または受信者があなたのことをより深く知ることができるその他の重要な情報を含めることができます。

追加の署名を作成する

Outlook では、[作成して返信] 画面で [新しい署名] を押すだけで、必要なだけ署名を作成できます。初めて誰かにメールを送信するときは特に署名を作成して、相手があなたが誰であるかを正確に把握できるようにします。あるいは、すでに知り合いである人への返信や転送メッセージに短縮署名を使用することもできます。

Outlook の [作成と返信] 画面内の [新規メッセージ] および [返信/転送] ドロップダウンメニューで特定の署名を割り当てることができます。

署名をテストする

自分自身または同僚にテスト電子メールを送信して、署名が期待どおりに表示され、ハイパーリンクが正しく機能することを確認します。

Outlook 署名のサインオフ

Outlook で署名を作成するのは簡単なプロセスで、電子メールにプロフェッショナルな雰囲気を与えることができます。さらに良いことに、Outlook で適切にデザインされた署名を作成し、電子通信に洗練されたレイヤーを追加するためのカスタマイズオプションがあります。利用可能なカスタムオプションを試して、受信者に永続的な印象を残すプロフェッショナルで記憶に残る署名を作成してください。

Outlook に署名を追加したことがありますか?使用している場合、この記事で紹介されているカスタマイズオプションのいずれかを使用しましたか?以下のコメントセクションでお知らせください。